英語ができない人が海外出張に向けてやるべき準備と出張中に気を付けるべきことを解説

英語ができない人が海外出張に向けてやるべき準備と出張中に気を付けるべきことを解説

「英語ができないのに海外出張が決まった」「応募したい求人に海外出張の可能性があるけれども英語ができない」という場合、これから海外出張に必要な英語力を効率よく、または短期間で身に着けたい、という人が多いです。英語ができない人が海外出張に向けてやるべき準備を覚えておけば、海外出張も怖くありません。

この記事では、出発前にやるべき準備とともに海外出張中に気を付けるポイントを解説します。海外出張まで時間がない人のために、短期間で英語を身に着ける方法も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

目次

英語ができない人が海外出張のためにやるべき5つの準備

海外出張が決まったとき、またはこれから海外出張の可能性がある場合出発前からの準備が重要です。英語ができない人が海外出張への出発前にやっておくべき、5つの準備が以下の通りです。

  1. 海外出張の目的を明確にしておく
  2. ビジネス関係の用語の英語をおさえておく
  3. 英語ができないと感じる原因を知って対策する
  4. 英会話以外の材料を作っておく
  5. 出張先の国の文化を理解しておく
それぞれ解説していきます。

海外出張の目的を明確にしておく

海外出張は、ビジネスでの目的を果たすために行動するのが最優先です。海外出張の目的に応じて必要となる英語力や、準備も異なってきます。まずは自分が何のために海外出張へ赴くのかの目的を明確にしましょう。

おもな海外出張の目的は以下のものがあります。

  • 海外の取引先などと打ち合わせ
  • 海外の市場調査
  • 現地法人の視察
  • イベントの参加
  • カンファレンスへの参加 など
たとえば、新商品や新規事業の取引のための打ち合わせが海外出張の目的だとします。この場合は、新商品や新規事業に関する資料を英訳しておく、かつ説明できるようにしておくなどの準備が必要です。カンファレンスや会議への参加など、意見交換が目的なら伝えたい内容を英語でまとめておきましょう。

海外出張の目的を明確にすることで目的に対して何を準備するかと、必要な英語を身に着けるために何を重視して勉強すべきかが分かります。

ビジネス関係の用語の英語をおさえておく

海外出張はビジネス目的のため、ビジネスシーンにふさわしい英語表現を身に着けておくの必要があります。カジュアルな英語表現のみしかできない場合、相手に対して失礼な印象を与える可能性があるためです。

一般的な表現だけでなく、業界や職種に関連する専門用語の英語もおさえておきましょう。海外出張はビジネス目的のため、相手との会話でかならず専門用語は出てきます。ある程度英語はできても専門用語をおさえていない場合、相手の会話や文章が理解できないことも多いです。

海外出張は、「日常会話程度の英語なら話せるから海外出張もなんとかなる」と思っていると失敗しやすいです。かならずビジネスシーンにふさわしい英語表現や、業界や職種に関する専門用語の英語を出発前におさえておきましょう。

英語ができないと感じる原因を知って対策をする

海外出張前に英会話の力を身に着けるために、オンライン英会話やコーチングスクールなどで英語を勉強しようとする人も多いでしょう。ところが、海外出張まで時間がないため短期間で海外出張に必要な英語力を身に付けなければいけないことがあります。

限られた時間のなかで効率よく英語を身に着けるには、なぜ自分が英語ができないかの原因を知るのが重要です。英語ができない原因によって、必要となる対策は異なります。適切な対策をするために、英語ができない理由を知りましょう。

英語ができない原因には、おもに以下の3つがあります。

  • リスニング力がない
  • スピーキング力がない
  • 自信がない
自分がなぜ英語ができないかの原因を知って対策をすれば、出張前の必要な準備につながるでしょう。原因別にやるべき準備を解説します。

リスニング力がない場合

コミュニケーションを成立させるには、相手が話している内容を理解するリスニング力が必要です。英会話で「相手が何を言っているかわからない」という場合はリスニング力が不足していることになります。

リスニング力を身に着けるには、とにかく英会話に触れる機会を作るのが有効です。「英語がまったくできない」という人も、リスニング力が不足している場合が多いでしょう。耳で聞き取れない英語を、書いたり話したりすることはできないためです。

リスニング力は英会話の力を伸ばす基礎の部分になるため、優先的に身に着けるべき英語の能力です。

スピーキング力がない

自分の意見を相手に言葉で伝えられる能力が、スピーキング力です。実はある程度リーディングやライティングの能力があっても、スピーキング力がない、という日本人は多くなっています。これは、日本の義務教育課程における英語が、文法や読み書きに特化した学習方法となっているためです。よって、相手の言っていることは理解できる、自分の伝えるべきことも英訳できる、けれどもとっさの会話では英語が出てこない、というスピーキング力不足の日本人もたくさんいます。

リーディングやライティングと、スピーキングでは必要となる能力が異なります。リーディングやライティングは机上での勉強で上げられるが、スピーキングはとにかく英語を実際の会話として話す、アウトプットをするのが重要です。自分で英語を話す機会を積極的に作り、持っている知識をアウトプットする機会を持つと、スピーキング力の向上につながります。

自信がない場合

自信がないのも、英語ができないと感じる原因のひとつです。自信のなさは、英語がある程度できる人、日常英語すらままならない人いずれも英語ができないと感じる原因となります。

実際に日本人相手に日本語で商談はきっちりまとめられる、相手と信頼関係を築ける、という人も、外国人相手では商談がうまく進められないことがあります。たとえある程度の英語力があったとしても、相手が外国人になっただけで尻込みしてしまい、相手と積極的にコミュニケーションを取れないからです。

コミュニケーションを取るのに重要な要素は、言語が変わっても同じです。相手に対して興味を持つ、自分の意見は相手が理解できるようにきちんと伝えることです。言語が変わっても、コミュニケーションの根本にあるのは同じであるのを意識すると、自信にもつながります。

日常英語すらできないレベルの人が自信をつけるには、英会話などでコミュニケーションするトレーニングの場を繰り返し踏むのが有効です。たとえば、外国人講師と海外出張で想定されるシチュエーションの英会話をトレーニングするなどの方法があります。自信がついていけば、英語で少しずつコミュニケーションを取れるようになるでしょう。

英会話以外の材料を作っておく

海外出張では取引先だけでなく、一緒に行動するメンバーとランチなどで雑談をすることも多いです。会話でどんな話題を話そうか分からないときや、会話ににつまったときのために、英会話以外の材料を作っておきましょう。

かんたんな方法に、日本の画像などをスマホに貯めておくことがあります。日本の職場の風景、レストランの食事などを見せながら会話するだけで、楽しくコミュニケーションが取れるきっかけになります。雑談の話題を考えておくのもよいでしょう。

会話を弾ませることも、相手と信頼関係を築くのに重要です。

出張先の国の文化を理解しておく

海外出張へ出発するまえに、出張先の国の慣習や文化を勉強しておきましょう。日本では当たり前のことが、出張先の国では失礼にあたる場合もあります。

ビジネスシーンで覚えておきたい異文化の例として、以下の物があります。

  • 初対面ではアジア圏は名刺交換、日本とほぼ同じで両手で行う
  • 初対面では欧米は名刺交換ではなく握手、名刺交換はカジュアルで、片手で行うこともある
  • 初対面以外でも欧米では握手が重要視され、弱い握手は失礼にあたる
  • インドはボディタッチ、特に頭に触れるのは厳禁
  • ロシアは会議や面談の前に雑談を行う
  • ドイツは会議場で勝手に席に座ってはいけない
  • 欧米はビジネスシーンで贈り物は厳禁、代わりにランチを御馳走する

準備不足で海外出張で失敗してしまう4つのこと

必要な英語力が身に着いていなかった、目的に対する準備をしていなかったなどの準備不足では海外出張で失敗してしまう可能性があります。準備不足により海外出張で起きる可能性のある、4つの失敗を解説します。

会話に入れない

充分な英会話ができないと、海外旅行先で出会った人々とコミュニケーションが取れません。自分からも積極的に話しかけられないため、パーティーで孤立する、ランチやディナーで雑談に参加できないなどの失敗をする可能性が高いでしょう。

コミュニケーションが取れないことから、一緒に仕事をする現地のメンバーなどと打ち解けられないなどの問題が発生してしまいます。海外出張にコーディネーターがつく場合もありますが、つねに通訳してくれるわけではありません。時には自分一人で行動することもあります。

孤立したり出会った人と打ち解けられなかったりするのを防ぐために、しっかりとした準備をしましょう。

店舗やホテルで苦労する

海外出張先で過ごす際、ちょっとしたことでも英会話ができないと失敗してしまいます。たとえば飲食店でメニューを注文したいとき、ホテルでルームサービスを利用したいとき、宿泊先で水漏れなどのトラブルがあったときなどもすべて英語で伝えなければいけません。

海外出張先でのシーンを想定して、英会話を覚えておくのが重要です。

ビジネス上での問題発生の可能性

準備不足だと、ビジネス上でも問題が発生する可能性が高いです。たとえばプレゼンテーションはうまくいっても、質疑応答の際相手から何を聞かれているのか理解できない場合があります。この時、わかったふりして答えてしまうと、相手に不信感を与えてしまうでしょう。

ビジネス上でも円滑なコミュニケーションができないと、海外出張の目的を果たせないリスクがあります。目的を果たすための準備は怠らないようにしましょう。

何でも時間がかかる

英語によるコミュニケーションが取れないと、海外出張で何をするにも時間がかかってしまいます。たとえば自分の要求を相手にうまく伝えられない、相手の言っていることがわからないので何度も聞き直す、留守電を何度も聞き直すなどです。

英語がわからないだけで物事が滞ってしまいます。海外出張先での時間を効率よく使うためにも、出発前に準備をしておきましょう。

海外出張中に気を付けるべき4つのポイント

出張へ出発する前に準備をしておくだけでなく、海外出張中に気を付けるべきポイントをおさえておくとより海外出張の成功につながります。海外出張中に気を付けるべき4つのポイントは以下の通りです。

  1. 分かったふりをするのは厳禁
  2. 自分の英語力を相手に伝える
  3. 自分のペースを保つ
  4. 海外出張の目的は忘れない

分かったふりをするのは厳禁

相手の言っていることが分からない、スピードが速くて聞き取れないときには素直に伝えるようにしましょう。分からないのに分かったふりをしていると、いつまでも相手と信頼関係を築けません。以下のフレーズなどを覚えてきましょう。

・Sorry, I didn't quite catch that.「すみません、聞き取れませんでした」
・I can’t hear you well.「よく聞こえません」(オンライン環境でも使える)
・Could you speak more slowly?「もっとゆっくり話してもらえませんか」

分からないことを聞き返すのは失礼ではありませんが、同じフレーズばかりで聞き返すと失礼に当たります。聞き返す場合も複数の言い方を用意しておくとよいでしょう。

・Could you say that again?「もう一度言ってもらってよいですか」
・Excuse me?「なんて言いましたか」(カジュアルな表現)
・Sorry? 「なんて言いましたか」(カジュアルな表現)
・Could you repeat that?「繰り返していただけますか」

自分の英語力を相手に伝える

英語ができない、話せないことを相手にあらかじめ伝えるのも有効です。海外出張は英語を流暢に話すことではなく、ビジネス上の目的を達成させるのが最優先です。目的を果たすために、「自分はあまり英語が話せない、得意ではない」「できればゆっくり話して欲しい」というのを伝えておきましょう。

・I can't speak English very well.「私は英語をあまり上手に話せません」
・Could you use simpler words?「かんたんな言葉で言ってもらえませんか」

商談のときはもちろんランチなどの雑談時も、相手に自分のレベルを知ってもらうことで合わせもらえます。こちらもリラックスして会話に参加できるようになるでしょう。

自分のペースを保つ

相手のペースに乗せられると、ついつい「早く返答しなければ」とあせってしまいます。ますます英語が話せなくなったり、相手との会話が止まってしまったりと悪循環です。自分のペースを保つように心がけましょう。

自分のペースに相手を引き込むために、自分はゆっくり話す、落ち着く時間を設けるのも有効です。

海外出張の目的は忘れない

海外出張の目的はかならず果たすようにしましょう。英語でコミュニケーションが取れるようになり現地のメンバーと仲良くなるのも重要ですが、本来の目的を忘れては意味がありません。

海外出張前に英語力を身に着ける4つの方法

海外出張に必要な英語を身に着けるのに、有効な方法が以下の4つです。

  1. 先輩や上司など
  2. オンライン英会話
  3. 通学型英会話スクール
  4. 英語コーチングスクール
それぞれの方法について解説します。

先輩や上司などから必要な英語を教わる

日常的な英会話は問題ない、ビジネス状でも英語を使う機会があるなどある程度の英語力を持つ人向けの方法です。業界や職種に関する専門用語や、知っておくべき表現などを海外出張の経験のある先輩や上司などから学んでおきましょう。会社で英訳したマニュアルなどがあれば、活用するのも有効です。

オンライン英会話

オンライン環境で英会話の実践機会が設けられるのが、オンライン英会話です。ミーティング、飲食店、ホテルでなど海外出張で想定されるシチュエーション別に英会話の練習がしたいときなどにも向いています。

自宅で空いている時間を利用して勉強ができるのがメリットです。ほかの英会話を勉強する方法よりも、コストも安く済みます。一方、ネイティブ講師が見つからないことがある、回線や接続のトラブルなどが起きる可能性がある、自主的に勉強しなければいけないのでモチベーションが続かないことがあるのがデメリットです。

ある程度長期的な時間がある人や、英語力がすでにあって英語を話すアウトプットの機会や自信が欲しい人などに向いています。

通学型英会話スクール

英会話教室などに通学して英会話レッスンを受ける方法です。マンツーマンやグループレッスンなど自分が受けたいレッスンの形式が選べます。教室によってはネイティブによるレッスンを展開しているところもあります。海外出張のためのビジネスコースなどを選べば、必要な英語が効率よく学べます。

決められた日時、または予約した日に足を運ぶためモチベーションが保ちやすいのがメリットです。料金はオンライン英会話よりも高くなっています。通学の必要があるため、自宅や勤務先の近くなど通学しやすい立地を選ぶのが重要です。スクールによってはオンラインが併用できるところもあります。

英語コーチングスクール

効率よく、かつ短時間で英語力を伸ばすための学習方法を指導されるのが、英語コーチングスクールです。コーチが確立したメソッドを英語学習方法として指導したり、補助サービスとして英語のレッスンが受けられたりします。

紹介した方法のなかで、もっとも効率よく海外出張に必要な英語を身に着けられます。まったく英語ができない、海外出張まで時間がないので短期間で英語を身に着けたい、というときにも有効な方法です。

費用は高めになりますが、その分だけ英語学習に対する効果も高くなっています。最近ではオンラインに特化した、リーズナブルな価格で指導を受けられる英語コーチングスクールも多数出てきました。

英語コーチングスクールなら、限られた時間の中で海外出張に必要な英語力を効率よく身に着けられます。「出張まであと1ヶ月しかないけれども、英語を話せるようになりたい」という人は、検討するとよいでしょう。

英語ができない人でも準備をすれば海外出張はうまくいく

英語ができない、英語に自信がない状態で海外出張が決まった場合でも、出発前に必要な英語力を身に着ける、海外出張先の文化を学んでおくなどの準備をしておけば怖くありません。海外出張前の準備とともに、出張中で気を付けるべきポイントを踏まえておくのも重要です。

出発前に英会話を勉強する方法は、身に着けたい英語の力や英語力のレベル、出張までの時間によって異なります。まったく英語ができない、海外出張までほとんど時間がない、というときには英語コーチングスクールを選ぶなど、自分にぴったりの方法を選ぶのが重要です。目的を果たして、海外出張の成功につなげましょう。

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英語コーチングスクール比較ナビ 編集部

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